Системы электронного документооборота сейчас становятся популярным решением для автоматизации рутинной бумажной работы на многих предприятиях. Компании, предоставляющие сервис электронного документооборота не могут работать без качественных услуг хранения данных. Облачный провайдер ActiveCloud успешно оптимизировал сервис электронного документооборота своего партнера - компании "ЭДиН".
Требования заказчика
Компания «Электронные документы и накладные» обратилась в ActiveCloud с запросом на подбор услуг хранения данных. Это масштабный проект, так как количество организаций, внедривших электронный документооборот, с помощью ЭДиН превысило 50 тысяч. В связи с этим было принято решение о расширении хранилищ данных, их защите и создании резервной копии.
Для партнера было важно, чтобы услуга соответствовала следующим требованиям:
-
Все необходимые сертификаты в наличии
-
Устойчивость к отказам
-
Быстрая передача данных
-
Техподдержка 24/7
-
Обеспечение безопасности данных
-
Стоимость аренды
Услуги хранения данных ActiveStorage полностью соответствуют выбранным критериям заказчика, а стоимость позволяет хранить любые данные без лимитов по объему информации, с оплатой только за используемое место в хранилище.
Что предложили для решения проблемы
Для работы сервиса компания ActiveCloud предложила использование объектного хранилища S3, однако одним из условий заказчика было хранение документов на его оборудовании. Услуга объектного хранилища тарифицируется в зависимости от занятого объема, а техническая поддержка предоставляется круглосуточно.
Хранилище также может быть использовано для реализации различных решений
-
Размещение материалов на различных интернет-ресурсах и в приложениях
-
Резервное копирование
-
Хранение файлов с предоставлением доступа по ссылке
-
Облачный диск (хранение файлов с возможностью группировки пользователей по возможности доступа)
Как проходил процесс внедрения
В течение тестового периода, который длился около месяца выявлялись особенности данного проекта, инженерная команда ActiveCloud оперативно реагировала на все возникающие вопросы и корректировала необходимые доработки.
Этапы внедрения:
-
Тестирование
-
Перемещение информации и переключение данных
-
Перенос сервера
В итоге внедрения предложенных решений сервис электронного документооборота смог повысить эффективность работы собственного отдела продаж в несколько раз. Компании стали активнее использовать сервис электронного документооборота. Модуль интегрирован в 1С, вследствие чего все акты формируются в электронном формате.
Что изменилось в работе после внедрения
В первую очередь уменьшился оборот документов в бухгалтерии, выросла скорость их подписания, сократилось время подготовки документа, упростился процесс согласования. Обмен актами стал гораздо проще, во многом благодаря массовому переходу на систему электронного документооборота многими компаниями. Самым главным преимуществом стало отсутствие необходимости в наличии бумаг и мест их хранения. Помимо этого, решен вопрос архивирования документации – облачное хранилище позволяет размещать резервные копии любых файлов.
Выгода проекта очевидна: ежемесячно генерируется большое количество бумажных документов. Законодательно они подлежат хранению в течение трех лет после проверки налоговой инспекцией, а если она не проводилась, то в течение десяти лет. Таким образом количество первичной документации растет постоянно.
Выгода от использования сервиса
Классический документооборот требует большого количества ресурсов:
-
Расходы на покупку бумаги
-
Печатные расходы
-
Отправка почтой
-
Наличие площадей под архив
-
Время
Рост цен на бумагу стал весомым подтверждением, что переход на ЭДО с помощью облачных технологий оправдан с финансовой точки зрения.
Первоначальным этапом являлась установка и внедрение электронного документооборота в 1С. Длительность этого этапа с учетом доработок составила порядка двух недель. Многие организации также перешли на систему электронного документооборота, что позволило максимально автоматизировать обмен документами.
В денежном отношении была достигнута экономия в десятикратном размере, так как тарифы на облачные хранилища ActiveCloud не предполагают оплаты за количество обращений к серверу, объем исходящего трафика и частоту доступа.
