Сейчас, когда так много людей работают из дома или в гибридном формате, как никогда важно оттачивать навыки удаленной работы и оставаться продуктивными. Мы стали свидетелями огромного всплеска числа людей, успешно и безопасно работающих вместе через Microsoft Teams.
Команда ActiveCloud за последний год приобрела огромный опыт в использовании Teams и решила поделиться с вами. Вот наши восемь главных советов о том, как сделать онлайн-встречи максимально удобными и безопасными.
1. Обеспечьте безопасное общение с людьми внутри и за пределами вашей организации.
В следующий раз, когда вы планируете встречу в Microsoft Teams или Microsoft Outlook, просто укажите адреса электронной почты ваших внешних гостей, и Teams позаботится обо всем остальном, отправив им приглашение по электронной почте с инструкциями о том, как присоединиться к вашей онлайн-встрече.
Ваш гость просто нажимает на ссылку, вводит свое имя и присоединяется к встрече из своего браузера. И все это без установки подключаемого модуля или загрузки клиента Teams.
2. Разрешить звонить всем, где бы они ни находились.
Разработанный для участников, находящихся в пути, без доступа к Интернету или тех, кто предпочитает подключаться к собранию, Teams гарантирует, что ваши собрания будут инклюзивными.
Пользователи, для которых включена аудиоконференция, автоматически увидят инструкции по телефонному подключению, добавленные к приглашениям на собрания своих команд. Прошли времена запоминания чисел.
3. Все под контролем при выборе вариантов встреч
Teams предоставляет организатору собрания множество опций, когда дело доходит до определения ролей и разрешений для участников онлайн-собрания.
Например, вы можете создать вестибюль собрания, который позволяет организатору определять, когда определенные люди допускаются на собрание. Это очень полезно при обсуждении вопросов, затрагивающих конфиденциальность. Вы также можете назначать докладчиков, отключать звук участников и начинать или останавливать запись…
4. Общайтесь с глазу на глаз с помощью видео.
В наши дни, когда личная встреча, скорее всего, невозможна, лучше всего встретиться онлайн с помощью видео. Наблюдение за выражением лица человека во время разговора придает его словам гораздо больше контекста.
Поощряйте всех участников собрания ваших команд включать видео для более личного общения. А если вы не хотите, чтобы все отвлекались на ваш уникальный кухонный декор или проходящее мимо животное, включите размытие фона или настраиваемый фон.
5. Делитесь только тем, что вам нужно
Как мы все знаем из собственного опыта встреч, иногда лучше меньше, да лучше. А при совместном использовании контента на собраниях Teams вы контролируете, что могут видеть другие.
Вы можете решить, нужно ли вам отображать весь рабочий стол или только конкретное окно. Опять же, это полезно, когда вы не хотите, чтобы люди видели конфиденциальную информацию. А если кто-то предоставляет общий доступ к своему рабочему столу или приложению, вы можете попросить ведущего предоставить вам управление.
6. Пусть каждый оставит свой след на доске.
Тот факт, что все находятся в разных комнатах, не означает, что вы не можете проводить мозговой штурм на доске.
Доска Microsoft Whiteboard интегрирована в каждое собрание Teams, позволяя участникам собрания вносить свой вклад с помощью касания, мыши и цифровых чернил. Сессии с интерактивной доской сохраняются как часть каждой встречи и доступны для будущего использования и ссылки в чате встречи.
7. Не пропустите встречу, даже если вы пропустили встречу.
Будь то опоздание на несколько минут или двойная тренировка по пожарной тревоге, велика вероятность, что кто-то пропустит встречу. Вместо того, чтобы рассказывать им об этом на другом собрании, просто запишите собрание Microsoft Teams. Мало того, что записанная встреча сохраняется в облаке - и ссылка в чате встречи - участники могут искать темы в стенограмме встречи и переходить к моменту встречи, где она была упомянута.
8. Знать и видеть, о чем идет речь.
Сколько раз вы просили - или хотели попросить - кого-то повторить во время конференц-связи?
Ясность так важна для успеха любой встречи. Поэтому поощряйте участников включать субтитры в реальном времени и читать субтитры в реальном времени. Эта функция меняет правила игры для слабослышащих, людей с разным уровнем владения языком или людей, которые подключаются из шумного места.
Хотите узнать больше про работу с Teams? Посмотрите запись вебинара.
Если у вас остались вопросы, наши специалисты с удовольствием на них ответят: E-mail: sales@activecloud.by Телефон: +375 17 308 2222
